Sistemi innovativi, strumenti digitali, maggior flessibilità e dinamicità per gli Uffici di informazione turistica

Città metropolitana di Bologna e Provincia di Modena hanno approvato i nuovi criteri e le nuove modalità organizzative degli Uffici di Informazione Turistica.

In particolare l’atto amministrativo recepisce i criteri previsti dalla riforma regionale del 2022 per l’istituzione, il riconoscimento e il funzionamento del sistema dei servizi di Informazione e Accoglienza Turistica, declinandoli sul Territorio turistico Bologna-Modena.

I nuovi criteri si basano sui concetti di flessibilità, sovracomunalità, razionalizzazione delle risorse, formazione comune degli operatori partendo dalla valorizzazione della rete esistente.

Queste le principali modifiche introdotte: è stata eliminata la distinzione tra IAT e UIT a favore di un sistema più flessibile e dinamico. Il 15% per il 2024 e il 30% dal 2025 delle risorse sono destinate a sistemi innovativi e digitali (totem e piattaforme), Welcome Room (self info-point) e IAT diffusi.

 “Con la riforma dell’informazione turistica – sottolinea Mattia Santori, presidente di Territorio Turistico Bologna-Modena – si completa un percorso di oltre un anno, che ha visto il coinvolgimento e il dialogo costante da parte della Regione, di oltre 100 comuni, della Provincia di Modena, della Città metropolitana di Bologna e di tantissimi operatori del settore. Possiamo quindi parlare di riforma strutturale ma personalizzata sulle esigenze di una destinazione vasta, in crescita ed evoluzione costante. Per quanto riguarda Bologna potremo contare su tre hub che coordineranno una rete capillare nelle tre aree metropolitane: Appennino, Pianura e Imolese. La vera differenza è che il turista sarà accolto ancora prima di mettere piede sul territorio, senza però perdere il contatto umano con il nostro personale qualificato e appassionato nei principali punti di attrazione e frequentazione”.  

 “Il sistema dei servizi di Informazione e Accoglienza Turistica oggi – afferma Barbara Panzacchi, consigliera metropolitana delegata al Turismo – deve rispondere a nuovi e mutati bisogni del turista   che necessita di una programmazione e di una rete di informazioni sempre più capillare non solo sui luoghi di interesse turistico ma anche su servizi qualitativamente elevati dei quali poter fruire. La riforma regionale è rivolta alla messa a terra di questi obiettivi ed abbiamo cercato di declinarla al meglio sui vari sub-ambiti territoriali attraverso un lungo lavoro di condivisione sia con gli amministratori che con i tecnici degli enti interessati oltre che con la Regione stessa. Ciò ci consentirà di riuscire a promuovere in maniera più efficace le moltissime attrattive che connotano e valorizzano il nostro territorio, sempre più meta di visitatori alla ricerca di vere e proprie esperienze da vivere”.

“La riorganizzazione degli uffici turistici – dichiara Fabio Braglia, presidente Provincia di Modena – fa parte di una strategia messa in campo dalla Regione Emilia-Romagna per valorizzazione di tutte le attività di promozione territoriale, che mette al centro della propria azione la competenza e la sostenibilità. Fin dalla pianificazione delle attività di promozione, infatti, occorre disporre di professionalità formate in ambito turistico, in grado quindi di ottimizzare tutti i processi di progettazione elevando la qualità dell’offerta all’utente finale. In questo senso, l’approvazione di questa riorganizzazione rappresenta un passo in avanti determinante per la crescita delle nostre comunità”.

 

Le premesse della riforma

Da qui il laborioso e intenso iter di consultazione avviato da Territorio Turistico Bologna-Modena con i sub-ambiti territoriali, quelli bolognesi e modenesi, che è approdato dapprima negli organismi istituzionali di Territorio Turistico (Cabina di Regia e Tavolo di Concertazione) e infine agli atti ufficiali approvati martedì scorso.

Un iter che Bologna e Modena avevano anticipato già nel 2021, avviando un processo di autoriforma che ha preceduto e accompagnato la riforma regionale. La base del lavoro è costituita in una mappatura degli uffici informativi, condotta da Bologna Welcome, dalla quale è scaturita la necessità di rispondere ai nuovi e mutati bisogni del turista da parte del sistema dei Servizi di Informazione e Accoglienza Turistica. Il turista infatti spesso arriva a destinazione con un viaggio già programmato nei minimi dettagli grazie alla moltitudine di risorse disponibili in rete e, in questo mutato contesto, la maggior parte del lavoro degli operatori degli Uffici di Informazione e accoglienza turistica è caratterizzato da una preponderanza di attività di back office che consta nell’organizzazione delle risorse, dei canali e degli strumenti informativi.

Si è dunque delineata la necessità di una rimodulazione degli uffici informativi e per questo Territorio Turistico ha svolto molti incontri propedeutici con i Tavoli turistici territoriali ascoltando richieste, chiarimenti, osservazioni e suggerimenti che ha poi a sua volta trasmesso alla Regione che ha approvato la nuova configurazione degli Uffici di informazione turistica con DGR 2188/2022.

L’impianto della riforma tiene conto delle mutate e diversificate esigenze dei turisti e dei visitatori e per questo determina un processo graduale di semplificazione e razionalizzazione del sistema da realizzare attraverso altre forme organizzative, una maggiore propensione alla digitalizzazione dei servizi e una conseguente forte implementazione dell’efficacia, efficienza ed economicità del sistema sul territorio regionale. 

 

Tipologie degli uffici di Informazione e accoglienza turistica del Territorio Turistico Bologna-Modena

• Uffici di informazione e accoglienza turistica reservation – IAT R sono articolazioni operative dei Comuni e delle Unioni dei Comuni e svolgono l’attività di front office aperto al pubblico su base annuale. Possono essere gestiti in forma diretta con personale dipendente dell’Ente o in forma concorrente con l’individuazione di un soggetto gestore nel rispetto della normativa vigente. Svolgono inoltre funzione di prenotazione diretta dei servizi turistici e dei pernottamenti per il territorio di riferimento e per questo occorre autorizzazione all’esercizio dell’attività di agenzia di viaggio. Questi uffici possono vendere pubblicazioni, merchandising e prodotti tipici, nel rispetto della normativa vigente; prenotano e vendono servizi turistici, quali ad esempio a titolo esemplificativo e non esaustivo: pernottamenti, escursioni, esperienze, visite guidate, biglietti musei, trasporti locali, transfer, biglietti di spettacoli e eventi ecc. nel rispetto del principio di equità, correttezza e trasparenza nei confronti di tutte le imprese del settore turistico e alberghiero del territorio di riferimento; sono sedi o sono convenzionati con sedi di Redazione Locale del Sistema Informativo Turistico Regionale (SITur). Un punto importante, condiviso con i Tavoli turistici territoriali, è che ogni sub-ambito territoriale (Bologna, Appennino bolognese, Area Imolese e Pianura bolognese) avrà uno IAT R con funzione di Redazione Locale con funzioni di promozione sovracomunale. 

• Uffici di Informazione e Accoglienza Turistica – IAT sono articolazioni operative dei Comuni e delle Unioni dei Comuni e svolgono l’attività di front office aperto al pubblico su base annuale. Possono essere gestiti in forma diretta con personale dipendente dell’Ente o in forma concorrente con l’individuazione di un soggetto gestore nel rispetto della normativa vigente. Gli IAT, Uffici di Informazione e Accoglienza Turistica, svolgono i medesimi servizi degli IAT R ad eccezione della prenotazione di servizi turistici, mentre è consentita la vendita di pubblicazioni, merchandising e prodotti tipici, nel rispetto della normativa vigente.
• IAT digitali/ totem o piattaforma multimediale Gli IAT Digitali possono essere: a) totem multimediali interattivi, a diretto utilizzo di turisti e visitatori; b) piattaforme multimediali, app o web-app che consentano di trasmettere contenuti direttamente ai device personali dei turisti

I totem possono essere posizionati all’esterno o all’interno, nelle piazze centrali della località, presso stazioni, aeroporti, musei, monumenti, uffici pubblici che godano di un passaggio costante di flussi turistici. Possono essere inoltre posizionati all’interno delle Welcome room.

La rete di IAT Digitali servirà a integrare la rete degli IAT R e degli IAT nei territori dove il mantenimento di un ufficio aperto al pubblico risulta economicamente non sostenibile o comunque non giustificato da un adeguato numero di accessi a front office;  a garantire un sistema dinamico di informazione turistica anche in spazi con grandi flussi turistici dove non sarebbe possibile, né tanto meno sostenibile dal punto di vista economico, la presenza di uno IAT aperto al pubblico; a fornire ampia informazione multilingue sul patrimonio, le attività e i servizi turistici, presenti sul territorio; a sostenere la vocazione turistica dei piccoli borghi e delle località a basso impatto antropico; a sfruttare tutte le potenzialità della tecnologia 4.0 per migliorare l’esperienza del turista. 

• Welcome room si sostanziano in spazi coperti di libero accesso per la consultazione di informazioni turistiche, il reperimento di materiali cartacei, esperienze immersive o utilizzo in autonomia di piattaforme multimediali che consentano di trasmettere contenuti direttamente ai device personali dei turisti. Le Welcome room sono situate in luoghi centrali, preferibilmente presso attrattori turistici.

• IAT diffusi sono riconosciuti e a tutti gli effetti facenti parte del Sistema dei Servizi di Informazione e Accoglienza Turistica della Regione Emilia-Romagna. Sono il frutto di un accordo di collaborazione tra Comuni e/o Unione dei Comuni e operatori turistici, commerciali e artigiani: gli enti garantiscono un piano di aggiornamento gratuito per gli operatori e questi ultimi, in parallelo alla propria attività, svolgono attività di prima accoglienza fornendo informazioni sulle opportunità turistiche e culturali del territorio.

Applicazione della riforma 

La riforma regionale entrerà in vigore gradualmente e compiutamente nel 2024. La prima scadenza tuttavia è già nel 2023: entro il 15 settembre tutti gli uffici di informazione esistenti dovranno fare domanda di conferma o riconoscimento al Territorio Turistico Bologna-Modena dichiarando a quale tipologia faranno riferimento fra quelle sopra illustrate. Immediatamente dopo con il Programma di Promozione Turistica Locale – PTPL 2024 si configurerà il nuovo assetto degli uffici finanziabili sul territorio. In ogni caso per l’accesso al finanziamento nel contesto del Programma di Promozione Turistica Locale, gli uffici dovranno aver già ottenuto la conferma o il riconoscimento.